log in

Verslag Octopusavond 26 Mei

  • Geschreven door Octopus Groep

Opening en mededelingen
De aanwezigen worden welkom geheten door het bestuur.

Vaststellen agenda
Er zijn geen extra agendapunten ingebracht voor deze vergadering. Daarom wordt de agenda zo vastgesteld. 

Korte bespreking verslag Octopusavond 4 februari jl.
Het verslag wordt vastgesteld.

Bespreken samenstelling Octopus
De samenwerking moet groeien. Mogelijk dat de frequentie van vergaderen omhoog moet, zeker het eerste jaar. Er moet echter ook tijd voor gemaakt worden en dat is voor velen een struikelblok. Na iedere vergadering volgen immers ook actiepunten. Er wordt wel besloten dat de Octopusgroep een vaste samenstelling heeft. Dit voorkomt herhaal- en uitlegmomenten aan nieuwe leden en bevordert de voortgang. De actiepunten die voortvloeien uit deze vergaderingen worden mee terug genomen naar de commissies en het bestuur.
Ook wordt besloten dat het initiëren en leiden van de vergaderingen bij toerbeurt gedaan gaan worden. Voor de volgende bijeenkomst wordt het initiatief genomen door de afvaardiging van de elementaire commissie.

Mededelingen vanuit het bestuur
Zoals iedereen weet zijn René en Brenda voornemens te stoppen met hun bestuurstaken op 1 oktober a.s.. De vacatureteksten voor voorzitter en secretaris zijn via het vrijwilligerspunt Eindhoven op ‘Eindhoven Doet’. Een flyer wordt momenteel gemaakt en deze zal aan de man/vrouw gebracht worden tijdens de elementaire avonden en de trainingsmomenten op zaterdag- en zondagmorgen. Ook wordt de flyertekst prominent op de verenigingswebsite én de –facebookpagina geplaatst. Zo worden vrijwilligers, leden en ouders bereikt. Brenda heeft al enige tijd geleden een mail gestuurd naar alle vrijwilligers met de vraag om, samen met haar, op zoek te gaan naar mogelijke kandidaten voor de secretarisfunctie. Hierop zijn tot nu toe geen reacties gekomen. Marc d.W. van Sportformule is ook op de hoogte van de zoektocht naar nieuwe bestuursleden.
Aan de aanwezigen wordt gevraagd of zij nog ideeën hebben om het werven van deze functies anders /beter aan te pakken. Een commissielid wil zich wel aanmelden als bestuurslid maar hij wil ook lid blijven van de elementaire commissie. Er zal bekeken moeten worden of dit een gewenste situatie is. In lijn met het proces ‘besturen met een visie’ wil het bestuur hier juist vanaf: Een vermenging van taken/rollen. Het betreffende commissielid wordt in ieder geval voor nu bedankt voor zijn aanbod.

Vanuit het bestuur wordt gevraagd hoe de communicatie met de commissies nu ervaren wordt. Het is fijn dat de commissies de notulen van de bestuursvergaderingen weer ontvangen. Het bestuur ontvangt de notulen van de commissie wedstrijdzwemmen en de elementaire commissie. Zo blijven alle betrokkenen toch beter op de hoogte van wat er speelt over en weer. Hier wordt dus mee doorgegaan. De ‘Van de bestuurstafels’ leveren weinig tot geen reacties op vanuit de vereniging. De ‘brengplicht’ vanuit het bestuur is goed. De ‘haalplicht’ vanuit de vereniging kan beter. Het bestuur krijgt graag feedback. Dit lokt immers discussies uit wat de wederkerigheid en de betrokkenheid van alle leden en vrijwilligers ten goede komt.

Het bestuur vraagt om de lustrumactiviteiten nogmaals onder de aandacht te brengen van alle leden en vrijwilligers. Men heeft tot 5 juni de tijd om zich op te geven.
Het wordt jammer gevonden dat de feestavond alleen voor wedstrijdzwemmers en waterpoloërs is vanaf 18 jaar. Niet voor de elementaire leden en andere leden die 18 jaar of ouder zijn. 

Licentie zwem ABC
De elementaire commissie heeft één lid aangewezen die het voortouw gaat nemen om de licentie te behalen. Hij coördineert en bewaakt alle stappen die hiervoor te nemen zijn. Voor 1 januari 2018 moet Aegir de licentie hebben om diploma’s te kunnen blijven afgeven. 
Er wordt een basis gemaakt hoe we een digitale mappenstructuur kunnen maken en opslaan. Er wordt in ieder geval een scheiding gemaakt tussen de diverse werkdocumenten en de daadwerkelijke documentatie die bewaard moet blijven. Er zal een digitale beschikbaarheid tijdens de elementaire avonden moeten zijn van de voortgang van de zwemmers.

In elke baan zou een gediplomeerde instructeur moeten staan. Dit is voor veel verenigingen niet te doen. Nu is één gediplomeerde instructeur per bad genoeg. De elementaire commissie is nog aan het inventariseren wie de instructeursopleiding willen gaan doen. Er zijn per avond minimaal vier bevoegde instructeurs nodig, buiten de badverantwoordelijke.

Daarna wordt het schema (van de te nemen stappen om zo de licentie te behalen) gezamenlijk doorgenomen en bepaald wie welke stap op zich neemt. Alle aanwezigen hebben het schema in hun bezit.

  • A1 Accommodatie
    Er is een dropbox aangemaakt met alle zwemverenigingen van Eindhoven waarop licentiezaken gedeeld worden. De Gemeente Eindhoven heeft hier al de nodige info/stukken op geplaatst.
  • A2 Sociale veiligheid
    Voor deze stap gaan de elementaire commissie en het bestuur samenwerken. Er worden afspraken gemaakt over het verzamelen van de VOG’s onder de vrijwilligers. De VOG’s moeten voor 1 juli ingeleverd zijn. Er volgt nog één herinnering. Uiterste inleverdatum wordt dan 1 oktober 2016. Er wordt vanuit het bestuur regelmatig een update gestuurd naar alle commissies.
  • A3 t/m A8
    Wordt door de elementaire commissie gedaan. We hebben verschillende instructeurs MBO-3 en daarbij ook één gecertificeerde examinator. Meerdere mensen kunnen dit certificaat gaan halen de komende tijd. De kosten voor de opleidingen worden opgenomen in de begroting.
    A3 punt 4 (beschrijven begeleiding stagiaires). Dit wordt opgepakt door een lid van de Octopusgroep.
  • B1 t/m B4
    Doet het bestuur
  • B5
    Dit wordt één procedure die laagdrempelig is voor iedereen. De basis moet slank en toegankelijk zijn. Twee personen van de Octopusgroep nemen dit actiepunt op zich.

Vernieuwend kader
Er is een PowerPointpresentatie gemaakt en deze wordt toegelicht.
Na de eerste Octopusavond die plaatsvond op 4 februari is een aantal mensen aan de slag gegaan met dit onderwerp.
Vrijwilligers vervullen meerdere functies maar Aegir als vereniging weet niet altijd wat er bij een vrijwilliger speelt. Ook wordt niet altijd gevraagd waarom een vrijwilliger stopt en wat een bepaalde vacature nu precies inhoudt. Wat weet de vereniging van ouders?
Hoe worden vrijwilligers geworven én behouden? Moet dit bijv. een eenduidig proces zijn vanuit alle commissies?
Het zou goed zijn als er een functiebeschrijving gemaakt wordt van alle taken die vrijwilligers hebben en daarbij dan een vrijwilligersovereenkomst te maken waarin staat wat een vrijwilliger wil en kan. Hieraan toegevoegd worden dan de statuten, het huishoudelijk reglement en de gedragscode. Vrijwilligers moeten een VOG overhandigen, ze worden gewezen op het mogelijk volgen van een opleiding én ze worden voorgesteld tijdens bijeenkomsten als de kerstborrel en het medewerkersuitje.

Het volgende advies wordt gegeven aan de Octopusgroep:

  1. Inventarisatie: Maak een ledenkaart (voorbeeld is bijgevoegd) waarmee geïnventariseerd wordt welke vacatures/rollen er zijn;
  2. Duidelijkheid: Maak functieomschrijvingen waarin mogelijk ook scholingsmogelijkheden zijn opgenomen. Maak daarna een vrijwilligers- en mogelijk een scholingsovereenkomst;
  3. Betrokkenheid en fun: Gezamenlijke activiteiten bevorderen de band en de betrokkenheid bij de vereniging. Commissies zorgen voor vrijwilligers.
  4. Toetsen: Aantal functies/rollen en een actuele lijst met vrijwilligers opstellen.

De Octopusgroep complimenteert de leden die zich met dit onderwerp hebben beziggehouden. De powerpointpresentatie en de voorbeelden van een ledenkaart en vrijwilligersovereenkomst worden naar iedereen toegestuurd. De groep zal een planning gaan maken voor het uitvoeren van de werkzaamheden die hieruit voortkomen. De functies zullen beschreven gaan worden in een document en de diverse vacatures zullen op de Aegirsite worden geplaatst in de toekomst.

Strippenkaart
Dit onderwerp blijft staan.

Rondvraag en sluiting
Het bestuur heeft afscheid genomen van Kenny J. (Brug8). Hij gaf o.a. nog als tip mee om het beleidsplan bij elke vergadering/bijeenkomst op tafel te hebben liggen. Niet alleen bij de bestuursvergaderingen maar bij alle overlegvormen binnen Aegir. Zo wordt én blijft het een levend document en is het de leidraad bij al het handelen.

Iedereen wordt bedankt voor zijn/haar inbreng. Fijn om te ervaren dat er veel energie vrijkomt!

De volgende vergadering van de Octopusgroep is op donderdag 8 september 2016. Aanvang 20.15u.

Log in of maak een account

fb iconLog in met Facebook