Waarschuwing
  • JUser: :_load: Kan gebruiker met ID: 983 niet laden
log in

Oud-voorzitter Jo Dekker

Onlangs ontvingen wij via zijn familie het bericht dat op 9 januari 2018 Jo Dekker was overleden. Hij is 94 jaar geworden. Jo is in de periode van 1966 t/m 1971 voorzitter van onze Zwem- en Polovereniging geweest. Na zijn afscheid werd er een bestuur gevormd die het uitgeven van geld aan een wedstrijdploeg als prioriteit had verheven. Toen dat bijna de ondergang van onze vereniging betekende heeft de ledenvergadering destijds ingegrepen en heeft Jo Dekker met een nieuw geformeerd bestuur  in de jaren 1972 en 1973  de zaak weer op de rails gekregen en gezorgd dat het voortbestaan van onze vereniging werd gewaarborgd. Enkele jaren geleden is Jo Dekker nog gehuldigd voor zijn 50 jarig lidmaatschap. Hij ruste in vrede.

Van de bestuurstafel 7

De diverse vieringen van het 85-jarig bestaan zijn achter de rug. Leden en vrijwilligers hebben genoten van de georganiseerde activiteiten! Op de website zijn de verslagen van deze activiteiten te lezen en de daarbij horende foto’s te bekijken. 

De tweede Octopusavond werd gehouden op 26 mei en het is mooi om te zien hoe de diverse commissies, samen met het bestuur, gestalte geven aan de uitwerking van de diverse beleidsthema’s. Het verslag van deze avond vind je elders op de website. De volgende Octopusavond staat gepland op 8 september 2016.

Het bestuur heeft zich de afgelopen weken intensief bezig gehouden met het werven van mensen die zitting willen nemen in het bestuur. René en Brenda hebben tijdens de ALV begin april aangegeven dat zij op 1 oktober willen stoppen met hun bestuurstaken.

Een flyer werd ontworpen en gedrukt. Met deze flyer zijn ouders, leden en andere belangstellenden actief uitgenodigd om eens na te denken over de vraag of een bestuursfunctie iets voor hen is. De elementaire avonden en de trainingen van wedstrijdzwemmen en waterpolo zijn hiervoor bezocht en we hebben een aantal prettige gesprekken hierover gevoerd.
Beide vacatures zijn op de website en Facebookpagina geplaatst en ook zijn alle Aegir-vrijwilligers aangeschreven met de vraag om actief mee te denken in onze zoektocht naar opvolging.

Naast deze interne inspanningen zijn we ook extern gaan werven. Het Vrijwilligerspunt Eindhoven werd namelijk ingeschakeld. Nu staan beide vacatures al een week of zes op de website ‘Eindhoven doet’. De vacature voor secretaris is zelfs enige tijd ‘stervacature’ geweest. Dit betekent dat deze prominent zichtbaar was op deze website. Ook hebben beide vacatures op A3-formaat in de etalage gehangen van het Vrijwilligerspunt op de Hoogstraat!

Ondertussen willen we een goede overdracht mogelijk maken. Daarom worden op dit moment documenten:

  • die bewaard moeten blijven
  • waarmee regelmatig gewerkt wordt
  • waarop in de nabije toekomst actie op moet worden ondernomen

in een Dropbox geplaatst die toegankelijk is voor bestuursleden. 

Vast staat dat de welverdiende zomervakantie voor de deur staat. Werkzaamheden worden afgerond en koffers worden gepakt. Tijd om uit te rusten en te genieten van alles wat de zomer zo speciaal maakt!

Het bestuur houdt reces van do 21 juli t/m vr 2 september en de eerstvolgende bestuursvergadering is gepland op maandag 5 september.

Wij bedanken onze leden en vrijwilligers voor hun (sportieve) inzet. Wij wensen jullie een mooie zomer toe en zien jullie graag terug bij de start van het nieuwe seizoen! 

Afscheid Han van der Tuin

Penningmeester Han van der Tuin nam afscheid van het bestuur. Han is penningmeester geworden in 2001. Hij heeft de financiële verslaglegging gedigitaliseerd met een programma wat hij zelf heeft gemaakt. Hier heeft hij de ledenadministratie aan toegevoegd. Han heeft veel werk verricht voor de vereniging en dan met name in het bestuur. Hij was altijd beschikbaar en had alles op orde. Betrouwbaar en punctueel. Echt een man van de punten en de komma’s. Niet voor niets een ‘lid van verdienste’!

P4060018P4060018 1P4060018 2

Het bestuur en de vereniging bedanken hem voor zijn inbreng, zijn prettige manier van samenwerken en bovenal voor het werk wat ook hij in het beleidsplan gestoken heeft. Hoewel hij destijds aangaf hier geen kaas van te hebben gegeten en er enigszins huiverig voor te zijn, is hij enthousiast hiermee aan de slag gegaan. Wij hebben hier respect voor en zijn hem dankbaar voor zijn tijd, energie en punctualiteit.

Han ontving een bloemenbon, een dinerbon en een ‘Aegir klokje’. Hij blijft gelukkig een vrijwilliger waar Aegir op kan bouwen!

Van de bestuurstafel 6

Eind juni vieren we het 85-jarig bestaan van onze mooie vereniging! De jubileumcommissie heeft zich ingezet om een divers feestprogramma op te stellen en deze commissie zorgt ervoor dat iedereen hier binnenkort concrete informatie over ontvangt. Houd ook goed de website in de gaten.

Het vastgestelde beleidsplan met de naam ‘Octopus’ staat al enige tijd op de website. Dit beleidsplan ligt bij elke bestuursvergadering op tafel. Het is immers de leidraad bij al ons handelen en biedt houvast bij de diverse besluitvormingsprocessen. Inmiddels is afscheid genomen van Kenny Janssen, degene die ons begeleid heeft in de totstandkoming van het plan. Feedback is ontvangen en ook kregen we van hem nog waardevolle tips voor de toekomst.

Tijdens de goed bezochte Algemene Ledenvergadering die gehouden werd op 6 april hebben we afscheid genomen van Han van der Tuin als penningmeester van Aegir. Jordi van Hout heeft zijn taak overgenomen. Tevens werd Ivo Smulders welkom geheten als nieuw algemeen bestuurslid. Het verslag van deze vergadering vind je op de website.

René Esvelt en Brenda de Kok hebben tijdens de ALV aangegeven op 1 oktober a.s. hun bestuurstaken te gaan neerleggen. We spannen ons in, samen met anderen, om vóór deze datum opvolgers te vinden. De diverse bestuursprofielen met daarbij een tijdsindicatie worden binnenkort op de website geplaatst en naar de leden gestuurd. Na de zomervakantie hopen we een aantal mensen in positie te kunnen brengen zodat Aegir stevig het nieuwe verenigingsseizoen in kan gaan.

Op 26 mei a.s. wordt de tweede 1-verenigingsavond gehouden met de leden van de ‘Octopusgroep’. Die avond evalueren we de diverse uitgezette acties en bekijken we wat er verder (gezamenlijk) kan worden opgepakt. Ook tijdens deze avond zal de werving van nieuwe vrijwilligers uitgebreid besproken worden. Een verslag van deze avond zal wederom op de website worden geplaatst.

We voeren de komende perioden gesprekken met de diverse vrijwilligers over ‘code blauw’ en alles wat onder die noemer te schuiven is. Een klachtenprocedure wordt opgesteld, vertrouwenspersonen worden benoemd, de procedure omtrent het verkrijgen van een ‘Verklaring Omtrent Gedrag’ van al onze vrijwilligers wordt doorgesproken en daarbij wordt ook bekeken hoe we omgaan met foto’s van onze leden op de verenigingswebsite en – facebookpagina.

Al enige tijd geleden is er een gesprek gepland met Mark de Weijer, verbonden aan de Eindhovense Sportformule. We ontmoeten hem op 24 mei a.s.. 
Mark heeft ruime belangstelling voor ons beleidsplan en met hem zullen we hierover spreken en ook over wat Sportformule en de Gemeente Eindhoven voor Aegir kan betekenen als het gaat over het verstrekken van subsidies.
Ook steken we energie in het netwerken met andere verenigingen. Doel: onderlinge banden aanhalen en halen/brengen van kennis. Binnenkort spreken wij met het dagelijks bestuur van de Brabantse Dolfijnen (DBD) en Zwem- en Polovereniging Nuenen. Altijd leuk om te doen.

Onze vrijwilligers blijven zich vol enthousiasme inzetten voor Aegir. We zien bijvoorbeeld hoe een heel aantal van hen zich de laatste weken heeft ingespannen om het EHBO-diploma te halen en te leren ‘reddend zwemmen’. De polotak heeft er weer een gediplomeerd waterpolotrainer/coach bij en de waterpolocommissie heeft een nieuwe voorzitter die al weer enige weken geleden enthousiast aan de slag is gegaan.

Wij danken iedereen voor zijn/haar inzet en wensen iedereen veel succes en plezier toe met de laatste seizoensactiviteiten. Laten we elkaar ontmoeten tijdens het vieren van ons lustrum en dan samen het glas heffen op onze mooie vereniging!

Verslag 1-verenigingsavond 4 februari

Hierbij het verslag van de 1-verenigingsavond van 4 februari jl. Met de start van de 1-verenigingsavond zijn we een volgende fase ingegaan. Namelijk het gezamenlijk uitvoering geven aan de opgestelde speerpunten voor 2016. 

Inleiding
Omdat de voorzitter a.i. later komt, heet de secretaris iedereen welkom. Een speciaal welkom voor K. Janssen (Brug8). Met zijn komst sluit het bestuur het traject om te komen tot beleid, af.

Het bestuur is blij dat we deze avond bij elkaar zijn om actief te kijken of het beleidsplan genoeg draagvlak heeft om daadwerkelijk te kunnen starten met de diverse acties. Op 10 december 2015 werd een klankbordavond georganiseerd om het concept-beleidsplan te toetsen bij alle betrokkenen én om de speerpunten voor 2016 te bepalen. Ook heeft het bestuur dit, samen met de elementaire commissie, op 25 januari jl. gedaan. Voor de elementaire commissie (en eigenlijk voor heel Aegir) is het belangrijk dat de licentie verkregen wordt van de NRZ/NPZ. Met deze licentie mogen we namelijk in de toekomst diploma’s blijven uitgeven.
De aanwezigen concluderen dat gezamenlijk de diverse speerpunten vanavond zijn vastgesteld. Deze zijn ook terug te vinden in het verslag van 10 december. Daarbij komt dan nog het behalen van de licentie.

Draagvlak voor beleidsplan met daarbij kansen/uitdagingen en bedreigingen
De nieuwe verenigingsstructuur houdt o.a. in dat er meer veranderbereidheid en initiatief verwacht wordt van de commissies en de leden (bottum-up). Met de aanwezigen wordt in kaart gebracht wat kansen en bedreigingen kunnen zijn voor deze nieuwe aanpak. We focussen ons natuurlijk vooral op de kansen, maar zullen de bedreigingen ook serieus in acht moeten nemen. Hier komt het volgende uit:

Kansen/Uitdagingen:

  1. De commissies moeten verantwoordelijkheid durven nemen om aan de slag te gaan;
  2. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen meer bij het bestuur maar ook bij de commissies en overige leden die een taak op zich hebben genomen;
  3. Er ontstaan meer samenwerkingsverbanden dan alleen binnen je eigen commissie. Hierdoor ontstaat harmonie, begrip en mogelijk veel positieve energie. Dit straalt Aegir vervolgens uit;
  4. Je leert meer mensen kennen binnen de vereniging en hierdoor worden de diverse lijntjes korter;
  5. Er wordt meer nagedacht over nieuwe ideeën. Alles blijft daardoor niet bij het oude en we staan niet stil; 
  6. De leden en consumenten zijn tevredener dan voorheen;
  7. Het vertrouwen in elkaar neemt toe.

Bedreigingen:

  1. De verantwoordelijkheid is te groot. Zaken worden toch niet opgepakt en de diverse acties stagneren;
  2. Er worden onvoldoende vrijwilligers gevonden voor alle initiatieven;
  3. Er ontstaat ‘wildgroei’. We raken het overzicht kwijt;
  4. We vervallen met z’n allen snel in ons oude patroon;
  5. We worden opgeslokt door de orde van de dag. Onze aandacht gaat uit naar wat er op ons
  6. pad komt en het beleidsplan verdwijnt op de plank;
  7. Het kost ons teveel (vrije) tijd. De werklast is te hoog.

Tijdens de geplande 1-verenigingsavonden wordt dus door de aanwezigen geëvalueerd hoe het gaat met de beleving van de kansen en bedreigingen. Dit wordt een vast agendapunt.

Vaststellen beleidsplan en het geven van een naam
Gezamenlijk wordt daarna bepaald wat de naam van het beleidsplan wordt: OCTOPUS. Deze naam heeft met water en zwemmen te maken. Daarbij symboliseren de acht armen de diverse takken binnen de vereniging die vervolgens samen moeten werken om vooruit te komen.
Het beleidsplan wordt daarna vastgesteld. Het bestuur zorgt er voor dat de grafiek die de ledenontwikkeling weergeeft vanaf 2007, nog wordt opgenomen. De structuur die wordt vormgegeven op blz. 8 wordt voorlopig zo overgenomen. Eén van de beleidsthema’s (5.1.1) is gericht op het realiseren van een nieuwe structuur.

Formeren stuurgroep met de naam Octopus
De aanwezigen vormen de stuurgroep Octopus. Deze groep bewaakt het proces en waarborgt dat er daadwerkelijk tot actie wordt overgegaan. Ook zorgt deze groep dat er draagvlak is/komt om te handelen in lijn met vastgestelde beleid.
Deze groep gaat zich ook bezig houden met het formeren van zogenaamde ‘speerpuntgroepen’. Deze speerpuntgroepen bestaan uit enkele leden van Aegir die zich (verenigingsbreed) met één onderwerp bezig gaan houden.

Met welke thema’s wordt vanaf nu aan de slag gegaan?

  1. De aanwezigen besluiten om de elementaire commissie te gaan helpen met het behalen van de licentie zwem ABC (NRZ/NPZ). Met deze licentie in handen kan Aegir diploma’s blijven afgeven. Dit is voor de hele vereniging belangrijk.
  2. In deze licentie zitten ook aspecten die de andere commissies/Aegir als geheel raken:
    • Vernieuwend kader;
    • Veiligheid (code blauw/Verklaring Omtrent Gedrag)
    • Opleiden van trainers
    • Aanstellen vertrouwenspersoon
  3. Voor het krijgen van deze licentie bestaat er een checklist van 25 punten waar aan voldaan moet worden.
  4. De NRZ/NPZ-licentie is ook onder te brengen bij de beleidsthema’s 5.2.1 en 5.2.3 van Octopus.

Op 25 februari a.s. vergadert de elementaire commissie. Tijdens deze vergadering zal besproken worden welke punten van de checklist door henzelf worden opgepakt en wat door de anderen (uit Octopus) gedaan gaat worden. Dit zal zij communiceren met de groep. 

Het vernieuwen/verbeteren van ons kader (5.2.3)
Hier wordt een speerpuntgroep voor ingesteld door de diverse aanwezigen.
De kartrekker zal, naast de leden die vanavond zijn toegevoegd, nog twee andere leden vragen om aan te sluiten.

Communicatie
De voorzitter a.i. zorgt ervoor dat er een nieuw emailadres wordt aangemaakt waar de aanwezigen voor gemachtigd worden.
Aan het eind van de avond wordt uitgesproken dat we allemaal aan de slag gaan met de diverse acties. Tussentijdse terugkoppeling volgt via het ingestelde e-mailadres. Benader elkaar ook als dit nodig is. Het bestuur zal de voortgang volgen.

Op de volgende avonden in 2016 zijn 1-verenigingsavonden gepland:

  • 26 mei
  • 08 september
  • 24 november 

 

Van de bestuurstafel 5

Zoals je weet zijn wij als bestuur bezig met het maken van beleid voor de periode 2016 t/m 2018. Hierover hebben we jullie de afgelopen maanden via de website regelmatig op de hoogte gehouden.

Verenigingsbeleid bestaat uit de benodigde stappen om te winnen en is gestoeld op goede voorbereiding, onderzoek, draagvlak binnen de vereniging, de uitvoering volgen en indien nodig aanvullende initiatieven nemen om je doel te bereiken. In januari 2015 zijn we hiermee gestart.

Op 12 maart jl. hebben we een visie-avond georganiseerd waarin we met een grote groep belangstellende leden gesproken hebben over onze mooie vereniging, waar we nu staan en wat we belangrijk vinden voor de toekomst.

Dit was een goede avond waarin we veel input hebben gekregen. Tijdens die avond werd door ons toegezegd dat we alle input zouden verwerken in het beleidsplan en dat dit plan dan in het najaar voorgelegd zou worden aan een afvaardiging van de leden die deze avond (12 maart) aanwezig waren. De zogenaamde ‘klankbordgroep’.

Eind november waren we uiteindelijk zover dat we het conceptplan konden voorleggen aan deze klankbordgroep. Leden werden uitgenodigd om op 10 december het gesprek hierover aan te gaan en het concept beleidsplan werd daarbij aan hen toegestuurd ter voorbereiding.

In dit conceptplan staan onder andere:

  • de zogenaamde ‘stip op de horizon’ (waar wil Aegir naartoe werken?);
  • de vier kernwaarden van Aegir (wat vinden de leden van Aegir belangrijk?);
  • de beleidsthema’s die gehangen zijn aan deze vier kernwaarden.

Die avond hebben we getoetst of:

  1. de inhoud van het beleidsplan voldoet aan de input die op 12 maart gegeven is, en
  2. men zich kon vinden in de ‘stip op de horizon’, de kernwaarden en de beleidsthema’s.

Dit bleek gelukkig het geval te zijn en daarna hebben we met deze klankbordgroep bepaald welke beleidsthema’s in 2016 gezamenlijk opgepakt gaan worden. Dit zijn:

  1. 5.1.1        Organisatie, samenwerking en toekomst (kernwaarde ‘één vereniging’);
  2. 5.3.2        Jeugd (kernwaarde ‘gezelligheid’);
  3. 5.2.2        Omgaan met elkaar (kernwaarde ‘kwaliteit’);
  4. 5.4.1        Benutten van de kweekvijver (kernwaarde ‘prestatie en ambitie’);
  5. 5.1.2        Communicatie en bereikbaarheid (kernwaarde ‘één vereniging);
  6. 5.2.3        Voldoende en vernieuwend kader (kernwaarde ‘kwaliteit’)

Wij zorgen voor een ‘actieplanformat’ dat gehanteerd gaat worden voor het opstellen van de diverse acties. Dit format wordt vervolgens naar alle commissies gestuurd zodat ermee aan de slag kan worden gegaan.

In 2016 worden kwartaalbijeenkomsten georganiseerd waarop (een afvaardiging van) alle commissies en het bestuur bij elkaar komen om o.a. de voortgang van de diverse acties te bespreken. Ook zijn we van plan om regelmatig zogenaamde ‘klankbordavonden’ te organiseren waarop leden, ouders en vrijwilligers hun input kunnen leveren en vragen kunnen stellen.

Nu is het tijdstip daar om het conceptbeleidsplan met jullie allemaal te delen. Zie hiervoor de bijlage.

Beleid maken we samen! Heb je een vraag, opmerking of een idee wat je graag met ons wilt delen? Neem contact met ons op via secretaris@aegir-eindhoven.nl. We gaan graag met je in gesprek!