Notulen ALV2016 beschikbaar
De notulen van Algemene Ledenvergadering gehouden op 6 april 2016 zijn hieronder beschikbaar.
De notulen van Algemene Ledenvergadering gehouden op 6 april 2016 zijn hieronder beschikbaar.
Hierbij het verslag van de 1-verenigingsavond van 4 februari jl. Met de start van de 1-verenigingsavond zijn we een volgende fase ingegaan. Namelijk het gezamenlijk uitvoering geven aan de opgestelde speerpunten voor 2016.
Inleiding
Omdat de voorzitter a.i. later komt, heet de secretaris iedereen welkom. Een speciaal welkom voor K. Janssen (Brug8). Met zijn komst sluit het bestuur het traject om te komen tot beleid, af.
Het bestuur is blij dat we deze avond bij elkaar zijn om actief te kijken of het beleidsplan genoeg draagvlak heeft om daadwerkelijk te kunnen starten met de diverse acties. Op 10 december 2015 werd een klankbordavond georganiseerd om het concept-beleidsplan te toetsen bij alle betrokkenen én om de speerpunten voor 2016 te bepalen. Ook heeft het bestuur dit, samen met de elementaire commissie, op 25 januari jl. gedaan. Voor de elementaire commissie (en eigenlijk voor heel Aegir) is het belangrijk dat de licentie verkregen wordt van de NRZ/NPZ. Met deze licentie mogen we namelijk in de toekomst diploma’s blijven uitgeven.
De aanwezigen concluderen dat gezamenlijk de diverse speerpunten vanavond zijn vastgesteld. Deze zijn ook terug te vinden in het verslag van 10 december. Daarbij komt dan nog het behalen van de licentie.
Draagvlak voor beleidsplan met daarbij kansen/uitdagingen en bedreigingen
De nieuwe verenigingsstructuur houdt o.a. in dat er meer veranderbereidheid en initiatief verwacht wordt van de commissies en de leden (bottum-up). Met de aanwezigen wordt in kaart gebracht wat kansen en bedreigingen kunnen zijn voor deze nieuwe aanpak. We focussen ons natuurlijk vooral op de kansen, maar zullen de bedreigingen ook serieus in acht moeten nemen. Hier komt het volgende uit:
Kansen/Uitdagingen:
Bedreigingen:
Tijdens de geplande 1-verenigingsavonden wordt dus door de aanwezigen geëvalueerd hoe het gaat met de beleving van de kansen en bedreigingen. Dit wordt een vast agendapunt.
Vaststellen beleidsplan en het geven van een naam
Gezamenlijk wordt daarna bepaald wat de naam van het beleidsplan wordt: OCTOPUS. Deze naam heeft met water en zwemmen te maken. Daarbij symboliseren de acht armen de diverse takken binnen de vereniging die vervolgens samen moeten werken om vooruit te komen.
Het beleidsplan wordt daarna vastgesteld. Het bestuur zorgt er voor dat de grafiek die de ledenontwikkeling weergeeft vanaf 2007, nog wordt opgenomen. De structuur die wordt vormgegeven op blz. 8 wordt voorlopig zo overgenomen. Eén van de beleidsthema’s (5.1.1) is gericht op het realiseren van een nieuwe structuur.
Formeren stuurgroep met de naam Octopus
De aanwezigen vormen de stuurgroep Octopus. Deze groep bewaakt het proces en waarborgt dat er daadwerkelijk tot actie wordt overgegaan. Ook zorgt deze groep dat er draagvlak is/komt om te handelen in lijn met vastgestelde beleid.
Deze groep gaat zich ook bezig houden met het formeren van zogenaamde ‘speerpuntgroepen’. Deze speerpuntgroepen bestaan uit enkele leden van Aegir die zich (verenigingsbreed) met één onderwerp bezig gaan houden.
Met welke thema’s wordt vanaf nu aan de slag gegaan?
Op 25 februari a.s. vergadert de elementaire commissie. Tijdens deze vergadering zal besproken worden welke punten van de checklist door henzelf worden opgepakt en wat door de anderen (uit Octopus) gedaan gaat worden. Dit zal zij communiceren met de groep.
Het vernieuwen/verbeteren van ons kader (5.2.3)
Hier wordt een speerpuntgroep voor ingesteld door de diverse aanwezigen.
De kartrekker zal, naast de leden die vanavond zijn toegevoegd, nog twee andere leden vragen om aan te sluiten.
Communicatie
De voorzitter a.i. zorgt ervoor dat er een nieuw emailadres wordt aangemaakt waar de aanwezigen voor gemachtigd worden.
Aan het eind van de avond wordt uitgesproken dat we allemaal aan de slag gaan met de diverse acties. Tussentijdse terugkoppeling volgt via het ingestelde e-mailadres. Benader elkaar ook als dit nodig is. Het bestuur zal de voortgang volgen.
Op de volgende avonden in 2016 zijn 1-verenigingsavonden gepland:
Zoals je weet zijn wij als bestuur bezig met het maken van beleid voor de periode 2016 t/m 2018. Hierover hebben we jullie de afgelopen maanden via de website regelmatig op de hoogte gehouden.
Verenigingsbeleid bestaat uit de benodigde stappen om te winnen en is gestoeld op goede voorbereiding, onderzoek, draagvlak binnen de vereniging, de uitvoering volgen en indien nodig aanvullende initiatieven nemen om je doel te bereiken. In januari 2015 zijn we hiermee gestart.
Op 12 maart jl. hebben we een visie-avond georganiseerd waarin we met een grote groep belangstellende leden gesproken hebben over onze mooie vereniging, waar we nu staan en wat we belangrijk vinden voor de toekomst.
Dit was een goede avond waarin we veel input hebben gekregen. Tijdens die avond werd door ons toegezegd dat we alle input zouden verwerken in het beleidsplan en dat dit plan dan in het najaar voorgelegd zou worden aan een afvaardiging van de leden die deze avond (12 maart) aanwezig waren. De zogenaamde ‘klankbordgroep’.
Eind november waren we uiteindelijk zover dat we het conceptplan konden voorleggen aan deze klankbordgroep. Leden werden uitgenodigd om op 10 december het gesprek hierover aan te gaan en het concept beleidsplan werd daarbij aan hen toegestuurd ter voorbereiding.
In dit conceptplan staan onder andere:
Die avond hebben we getoetst of:
Dit bleek gelukkig het geval te zijn en daarna hebben we met deze klankbordgroep bepaald welke beleidsthema’s in 2016 gezamenlijk opgepakt gaan worden. Dit zijn:
Wij zorgen voor een ‘actieplanformat’ dat gehanteerd gaat worden voor het opstellen van de diverse acties. Dit format wordt vervolgens naar alle commissies gestuurd zodat ermee aan de slag kan worden gegaan.
In 2016 worden kwartaalbijeenkomsten georganiseerd waarop (een afvaardiging van) alle commissies en het bestuur bij elkaar komen om o.a. de voortgang van de diverse acties te bespreken. Ook zijn we van plan om regelmatig zogenaamde ‘klankbordavonden’ te organiseren waarop leden, ouders en vrijwilligers hun input kunnen leveren en vragen kunnen stellen.
Nu is het tijdstip daar om het conceptbeleidsplan met jullie allemaal te delen. Zie hiervoor de bijlage.
Beleid maken we samen! Heb je een vraag, opmerking of een idee wat je graag met ons wilt delen? Neem contact met ons op via secretaris@aegir-eindhoven.nl. We gaan graag met je in gesprek!
De Algemene Ledenvergadering (ALV) werd dit jaar gehouden op woensdagavond 1 april. Tot vorig jaar vond de ALV plaats op een zondagmorgen. Veel leden konden dan echter niet komen en de opkomst werd ieder jaar minder. Geen goede ontwikkeling vonden wij. We leggen immers graag verantwoording af aan onze leden en achterban waar we mee bezig geweest zijn in het afgelopen jaar en ontvangen daarbij graag input van onze leden. Daarom is ervoor gekozen om naar een avond te gaan.
Dit bleek een goede keuze te zijn! Mooi om te zien dat deze avond ook bezocht werd door een aantal jeugdige leden. Ze voelen zich betrokken bij onze mooie vereniging, willen van zich laten horen en ook ervaren dat ze gehoord worden!
Pasen viel dit jaar in april, dus vertrok de Paaskampcommissie met een groep enthousiaste kinderen op 3 april richting Lommel. Op 6 april kwamen ze thuis met veel goede zin en mooie verhalen. Velen kijken alweer uit naar volgend jaar. Het bestuur bedankt hierbij de leden van de Paaskampcommissie voor hun inzet om er weer een geslaagd kamp van te maken. Alle ouders hebben inmiddels een mail gekregen van de commissie waarin wordt gevraagd om feedback te geven op de organisatie van het kamp. Wat ging er goed en wat behoeft verbetering? Het bestuur juicht dit initiatief toe en vraagt hierbij dan ook om hieraan gehoor te geven. Alleen zo is de commissie in staat om de organisatie van het kamp positief te ontwikkelen en daarbij te zorgen dat het kamp leuk is én blijft voor alle deelnemers.
Wij hebben ons op 13 en 14 april bezig gehouden met het vervolg van de visie-avond en het kritisch doornemen van de analyse die we als bestuur hebben gemaakt van onze vereniging. Kenny Janssen van Brug8 heeft ons hierbij ondersteund. Waar zijn we sterk in? Wat zijn onze zwaktes? Waar liggen onze kansen en met welke bedreigingen zien we ons geconfronteerd?
Om deze analyse nog wat scherper te maken hebben we vier onderzoeksvragen geformuleerd:
Op basis van deze antwoorden wordt de stip op de horizon aangepast en helder geformuleerd in juni.
Ook denken we erover na om een stipmiddag of –avond te organiseren speciaal voor onze jeugd tussen de 8 en 20 jaar oud. We zouden kunnen onderzoeken wat zij leuk vinden om te doen binnen de vereniging en wat ze verwachten van ons als bestuur. Wij kunnen daarna met de gegevens een nulmeting maken op het gebied van investeren in ons jeugdig kapitaal.
Beleid maken we samen! Heb je een vraag, opmerking of een idee wat je graag met ons wilt delen? Neem contact met ons op via secretaris@aegir-eindhoven.nl. We gaan graag met je in gesprek!
De visie- of stipavond is achter de rug. Wat een mooie avond hebben we gehad met z’n allen op 12 maart! Allemaal mensen die graag mee wilden denken en praten over de toekomst van onze bijzondere vereniging.
Na ons vorige bericht is er weer heel wat gebeurd in het traject wat het bestuur volgt om te komen tot beleid. In overleg met de organisatie van Brug8 en de KNZB zijn we namelijk van begeleider veranderd. Niet dat we ontevreden waren over Simon Peijnenborgh, maar om organisatorische redenen was de inzet van Kenny Janssen meer op zijn plaats.
Dit resulteerde o.a. in een andere invulling van de stipavond. Geen probleem natuurlijk maar het was voor ons, tijd-technisch gezien, niet meer mogelijk om dit nog te kunnen communiceren naar de vrijwilligers en leden. Onoverkomelijk was dit gelukkig niet, zo bleek aan het begin van de visie-avond.
Wat heeft het bestuur deze avond niet gedaan? Onze uitgewerkte analyse en stip op de horizon met de leden bespreken, zoals we eerder schreven. Zoals het er nu naar uitziet gaan we dit later dit jaar alsnog doen.
Wat dan wel? Op advies van Kenny hebben we, als bestuur, eigenlijk heel veel ons mond gehouden. De leden/vrijwilligers hadden het deze avond namelijk voor het zeggen. Waarom? Omdat we er alleen zo achter kunnen komen wat er nu eigenlijk leeft binnen alle geledingen van de vereniging.
Want wat willen we nu eigenlijk met z’n allen? Waar willen we naartoe? Wat voor input krijgen we?
Kortom: Het bestuur hield zijn mond en de leden vertelden.
De aanwezigen (zo’n 45 personen) werden in zes groepen verdeeld en gingen, na een gedegen uitleg van Kenny, aan de slag met een associatie-opdracht. ‘Wat zijn we nu en waar gaan we heen? Daarbij bepaalde elke groep wat voor auto, winkel, persoon, dier en land we nu zijn. Het liefst met steekwoorden onderbouwd. Daarna deed elke groep hetzelfde met waar we willen staan in 2018.
Hiervoor kreeg elke groep een groot vel papier mee, diverse afbeeldingen, een schaar en lijm. Veel overleg, knippen en plakken dus!
Drie groepen presenteerden hun bevindingen. De bevindingen van de andere drie groepen werden door het bestuur verzameld en meegenomen voor het toekomstig vervolg.
Na een korte pauze gingen dezelfde groepen uiteen om te omschrijven wat het ‘Aegirgevoel’ is.
Wat mag er vooral niet veranderen? Wat is de identiteit van Aegir en welke drie speerpunten benoem je die gericht zijn op de toekomst?
Ook deze werden enthousiast gepresenteerd. Het gezamenlijke beeld kreeg vorm op deze manier en het bestuur gaat hiermee graag aan de slag! Iedereen wordt op de hoogte gehouden van onze vorderingen.
Ben je lid van Aegir en wil je het uitgebreide verslag van de visie-avond graag in je mailbox ontvangen? Stuur een mail naar secretaris@aegir-eindhoven.nl. We sturen je het verslag graag toe!
Login with Facebook